Zaštita gradiva izvan arhiva
Obveze i propisi
Javno dokumentarno i arhivsko gradivo
Tijelo javne vlasti dužno je:
- osigurati da javno gradivo koje posjeduje bude primjereno zaštićeno, sređeno i opisano te dostupno ovlaštenim osobama u uređenom dokumentacijskom sustavu u skladu s važećim propisima
- osigurati prostore za odlaganje i čuvanje javnog gradiva
- utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog javnog dokumentarnoga gradiva u digitalnom obliku
- osigurati pretvorbu arhivskoga gradiva koje je u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik
- obavještavati nadležni arhiv o svim važnijim promjenama u vezi s gradivom i omogućiti mu uvid u stanje gradiva.
- za sve vrste gradiva koje nastaje njegovim radom ili koje se nalazi u posjedu odrediti rok čuvanja te takav popis javnog dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja dostaviti nadležnom državnom arhivu na odobrenje
- dostaviti popise cjelokupnog javnog dokumentarnog i javnog arhivskoga gradiva do kraja godine za prethodnu godinu
- uz prethodno odobrenje nadležnog arhiva provoditi izlučivanje i uništavanje dokumentarnog gradiva kojemu su istekli rokovi čuvanja utvrđeni u odobrenom popisu javnog dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja
- predati arhivsko gradivo nadležnom državnom arhivu u roku koji u pravilu nije dulji od 30 godina od njegova nastanka
- predati arhivsko gradivo u digitalnom obliku nadležnom državnom arhivu u pravilu u roku koji nije dulji od deset godina od njegova nastanka
Poslove na zaštiti gradiva obavljaju stručno osposobljeni djelatnici stvaratelja javnoga dokumentarnog i javnog arhivskog gradiva.
Prije poduzimanja bilo kakvih postupanja koja se odnose na gradivo, stvaratelji javnoga dokumentarnog i arhivskog gradiva dužni su pribaviti stručno mišljenje nadležnoga arhiva i omogućiti stručni nadzor nad sustavom zaštite gradiva.
Privatno arhivsko gradivo
Privatno arhivsko gradivo koje ima posebno značenje za povijest, znanost i kulturu upisuje se u Upisnik vlasnika ili posjednika privatnog arhivskoga gradiva na temelju rješenja Hrvatskog državnog arhiva.
Vlasnici ili posjednici privatnog arhivskoga gradiva koji čuvaju arhivsko gradivo ili pojedinačne dokumente trajne vrijednosti, obvezni su:
- obavijestiti nadležni državni arhiv o posjedovanju gradiva
- čuvati gradivo i poduzimati mjere potrebne za njegovo sigurno čuvanje i zaštitu
- srediti i popisati gradivo ili dopustiti nadležnom arhivu da to učini
- dopustiti ovlaštenoj osobi nadležnoga državnog arhiva pregled gradiva i po potrebi sigurnosno snimanje
Vlasnici privatnog arhivskoga gradiva koji žele prodati svoje arhivsko gradivo dužni su ga najprije ponuditi nadležnom državnom arhivu na čijem području imaju svoje sjedište odnosno prebivalište.